--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Każdy stypendysta programu Erasmus rozlicza się niezależnie w 2 miejscach: w Dziale Współpracy Międzynarodowej (DWM) oraz w swoim wydziale/instytucie (Dziekanat, Koordynator Wydziałowy).
Rozliczenie z DWM powinno być dokonane przed zgłoszeniem się na Wydział w w nieprzekraczalnym terminie 2 tygodni od ustalonej w art. 2 umowy finansowej, daty powrotu z uczelni zagranicznej
Aby rozliczyć się z Działem Współpracy Międzynarodowej należy:
Umówić się na rozliczenie za pomocą harmonogramu online (ten sam, który obowiązywał przy podpisywaniu umowy finansowej)- Uzupełnić ankietę online (Indywidualny Raport Uczestnika z Wyjazdu), która zostanie automatycznie wysłana do studenta po zakończeniu wymiany (gdyby nie dotarła w ustalonym terminie prosimy o kontakt z biurem).
- Dostarczyć dokument potwierdzający dokładne daty przyjazdu i wyjazdu (dd/mm/rrrr), wydany na papierze firmowym uczelni zagranicznej*.
- Dostarczyć Transcript of records (może być w późniejszym terminie, jeżeli wynika to z zasad uczelni goszczącej). Brak ToR nie zwalnia uczestnika z rozliczenia w terminie 2 tygodni od momentu powrotu.
- Dostarczyć wszelkie niedostarczone Learning agreement lub Changes do LA.
- Podpisać Oświadczenie i Zaświadczenie w DWM. -> dokumenty do przekazania na Wydział. Daty wpisywane w "Zaświadczeniu" muszą być zgodne z datami w "Certificate of Attendance", czyli dokumentem wystawionym na koniec mobilności przez uczelnię goszczącą.
Uwaga: Ankietę należy tylko wypełnić i wysłać, NIE drukować. Po wysłaniu ankiety na swojego maila każdy powinien otrzymać potwierdzenie wypełnienia ankiety.
Rozliczyć należy się do 2 tygodni po powrocie z uczelni partnerskiej. Dokumenty te można dostarczyć osobiście, przesłać pocztą, lub scanem na maila. Należy dostarczyć KOMPLET dokumentów.
Jeśli uczelnia partnerska wydaje Transcript of records z opóźnieniem, student powinien rozliczyć się z DWM w terminie przewidzianym umową, oraz przedłużyć sesję na swoim Wydziale.
Pełne rozliczenie jest warunkiem otrzymania II raty stypendium, która wyniesie 10% lub mniej kwoty zawartej w umowie finansowej.
* Postępowanie w przypadku, jeżeli daty na potwierdzeniu pobytu od uczelni zagranicznej różnią się od dat zawartych w umowie finansowej:
- Jeżeli różnica pomiędzy potwierdzonym przez uczelnię zagraniczną okresem, a tym wskazanym w umowie o dofinansowanie będzie większa niż 5 dni, dofinansowanie zostanie ponownie przeliczone (student otrzyma pomniejszoną drugą ratę stypendium, lub będzie poproszony o zwrot części środków).
- Jeżeli różnica wyniesie 5 dni lub mniej, dofinansowanie nie będzie wymagało przeliczenia
Każde przedłużenie pobytu za granicą, powinno być zgłoszone przez studenta na min. 30 dni przed planowaną datą powrotu (datą zawartą w umowie finansowej).
Dotyczy to zarówno przedłużenia o kilka dni, jak i całego semestru.
Aby przedłużyć pobyt w uczelni zagranicznej na kolejny semestr należy:
- Przedstawić zgodę uczelni zagranicznej na przedłużenie na kolejny semestr.
- Przedstawić zgodę Dziekana Wydziału macierzystego na PP na przedłużenie pobytu.
- Złożyć podanie do Koordynatora Uczelnianego (DWM) z prośbą o przedłużenie pobytu i finansowania.
- Dostarczyć nowy LA, ze wszystkimi podpisami (Student, Koordynator Wydziałowy, Koordynator z uczelni zagranicznej).
Warunkiem jest także dostarczenie ocen za pierwszy semestr mobilności..